Pregătirea întîlnirii
Întîlnirea de afaceri trebuie să fie programate cu cîteva săptămîni înainte, în special dacă e vorba de companii mari. Nu planificare întîlnirile în timpul orelor de siesta (de la 12:30 la 16:30) sau în perioada sărbătorilor importante. Ședințele sunt considerate probleme oficiale în Spania, deci rezervă-ți timp suficient ca să le pregătești în amănunt. Și ține seama de faptul că omologii tăi spanioli ar putea prefera ca întîlnirea să se desfășoare mai curînd într-un restaurant sau într-o cafenea decît într-un birou.
Spaniolii sunt cunoscuți pentru spontanietatea lor. Uneori ei vor primi persoane care sună să solicite o întîlnire în aceeași zi, fiindcă se întîmplă să fie în oraș, sau pe cineva care pur și simplu apare la ușă. Adesea, persoana stabilise o întîlnire cu luni de zile înainte va fi „expediată” ca să permită un răgaz de timp pentru altcineva.
Cînd stabilești o primă întîlnire, încearcă să iei legătura cu factorii de decizie sau cu persoanele care au acces la aceștia. Deseori, relațiile de afaceri ale companiei sunt inițiate de membrii cu vechime ai consiliului de administrație și de directorii mai tineri. Directorii generali sunt chemați abia mai tîrziu. Dacă în delegația ta este un membru marcant al conducerii firmei tale, aranjează-i o întîlnire cu cei care ocupă funcții cele mai înalte în compania spaniolă.
Sosirea la sediul companiei
Să nu fii surprins dacă întîlnirea este anulată în ultimul moment. Fie că spaniolii au uitat deea, fie că se retrag din afacere, fie că ai fost „dat la o parte” în defavoarea altei întîlniri, fie că propunerea ta nu îi interesează. Încearcă să nu-ți dezampgirea sau nerăbdarea. Mai bine fii flexibil și acceptă o întîlnire la o dată ulterioară, dacă aceasta ți se pare convenabilă.
Mai întîi la taifas
La începutul unei ședințe, formulele oficiale de bun venit și strîngerile de mînă cu toți cei prezenți sunt o regulă. Urmează apoi circa 30 de minute de conversație ușoară. Subiectele abordate pot fi fotbalul, excursia, politica mondială, vremea, bucătăria spaniolă, călătoria ta și așa mai departe. Aceasta este primul pas în stabilirea unei relații. Cei care nu dau dovadă de răbdare în acest mod de abordare riscă să fie considerați prost-crescuți, nemanierați sau chiar bădărani.
Identificarea participanților la întîlnire
Șeful delegației spaniole conduce conversația. Dar el va rămîne cel mai rezervat și va permite subordonaților săi să vorbească. Directorul de rang superior va avea aer de autoritate mai accentuat și va fi în general mai în vîrstă decît ceilalți. Subordonații prezenți îi vor arăta un respect deosebit și vor aștepta îndrumările sale.
Prezentarea afacerii tale
Prezentarea ta trebuie să fie bine pegătită. Reține că spaniolii nu apreciază prezentările concise și consecvente. Ei preferă să discute fiecare punct îndelung și nu se feresc să-l repete. După ce s-au discutat toate detaliile, sunt trase concluziile. Spaniolii privesc problema în ansamblu.
Alte îndrumări pentru întîlnirile de afaceri
1. Adaptează-ți întotdeauna prezentarea la nivelul de cunoștințe al interlocutorului tău și la poziția pe care o ocupă în cadrul companiei. Nu-l copleși cu un limbaj tehnic pe care s-ar putea să nu îl înțeleagă.
2. Stabilește dinainte protocolul în cadrul echipei.
3. Nu îți manifesta nemulțumirea sau nerăbdarea față de nici o persoană prezentă. Nu contrazice și nu critica membrii echipei tale în prezența echipei spaniole. Lasă disputele aprinse, discuțiile în contradictoriu și brainstorming-ul pentru întîlnirile private.
4. Dacă unul dintre omologii tăi se abat de la subiect, nu încerca să îl faci să revină la problema aflată în discuție.
5. Nu face presiuni asupra spaniolilor să stabilească pe loc toate detaliile. Aceștia obișnuiesc să reflecteze asupra faptelor și cifrelor.
6. Permite-le spaniolilor să decidă asupra momentului cînd ia sfîrșit ședința. La încheiere, conducătorul echipei tale trebuie să mulțumească pentru că vi s-a oferit ocazia acestei întîlniri. Dacă este cazul, subliniază dorința de a stabili o relație pe termen lung. Reține că nu e momentul să insisști asupra detaliilor și termenelor-limită.
Problema limbii
Mulți oameni de afaceri spanioli, în special managerii mai tineri, cunosc foarte bine limba engleză. Înainte de anii 70, majoritatea spaniolilor învățau franceza la școală. Mulți fac cursuri de limbă engleză din dorința de a ține pasul cu vremurile. Nu-i lăuda pe omologii tăi spanioli pentru faptul că stăpînesc o altă limbă decît spaniola. Orice încercare de a vorbi în spaniolă va fi primită cu entuziasm.
Sursa: Întîlnirile de afaceri la spanioli. Strategii pentru obținerea succesului. În: Novas, Himilce. Pașaport Spania / Himilce Novas, Rosemary E. Silvia. București, Rentrop & Straton, 2000,pp. 51-
